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/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr02 / idgtrs26.zip / TRS.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-07-07  |  50KB  |  1,104 lines

  1.                      TIME-REPORTING SYSTEM
  2.                      =====================
  3.  
  4.                          Version 2.6
  5.  
  6.                       IDG Micro Products
  7.             Copyright 1992,1993. All rights reserved.
  8.  
  9.                   Programs and Documentation
  10.  
  11. This Time-Reporting System is a Shareware product and is freely
  12. available from User groups, Bulletin Boards or other sources.
  13. Shareware is NOT public domain software. It is user-supported
  14. software.
  15.  
  16. You have the opportunity to see whether the programs suit your
  17. company's needs and improve your company's efficiency. If you find
  18. that they do, please send the requested registration fee of $80 U.S
  19. or $95 Canadian together with a completed, printed copy of the
  20. registration form found in the REGISTER.FRM file to:
  21.  
  22.                       IDG Micro Products
  23.                   PO Box 26544, Markville RPO
  24.                    Markham, Ontario  L3R 0M4
  25.                             Canada
  26.  
  27. ----------------------------------------------------------------
  28. |                                                              |
  29. |                FREE Additional Programs !                    |
  30. |                                                              |
  31. |  ALL REGISTERED USERS will receive a copy of the TRSSPV,     |
  32. |  TRSWRK, TRSRCP and TRSRPT programs, described in more       |
  33. |  detail elsewhere in this documentation.                     |
  34. |                                                              |
  35. ----------------------------------------------------------------
  36.  
  37. If you should come across any bugs or have any comments regarding
  38. the programs or suggestions for improvements, please send them to
  39. the address above. If you would like a reply, please include a
  40. stamped, self-addressed envelope.
  41. In the case of bugs, a copy of the files, an indication of what
  42. action caused the problem and the exact wording of any error
  43. messages would be helpful.
  44.  
  45.                           DISCLAIMER
  46.  
  47. Under no circumstances shall the Author be liable for any damages,
  48. including loss of profit, data or use of the software, or special,
  49. incidental or consequential damages or other similar claims, even
  50. if specifically advised of the possibility of such damages.
  51.  
  52. Remember that Shareware can only exist as long as YOU support it!
  53.                      TIME-REPORTING SYSTEM
  54.                      =====================
  55.  
  56.                       System Documentation
  57.  
  58. The Time Reporting System (TRS) is designed to replace the
  59. inefficient "in-out" boards generally found in reception areas.
  60. The TRS is a PC-based system running on Novell networks and allowing
  61. employees to indicate their current whereabouts in order to improve
  62. the company's internal communication and the efficiency of the
  63. receptionist(s) when handling client telephone calls.
  64.  
  65. The TRS consists of one or more Time Reporting Consoles (TRC),
  66. dedicated PCs found at receptionist desks as well as dedicated
  67. Time Recording Units (TRU) and/or other PCs hooked up to the network.
  68.  
  69. The Consoles will display for each employee whether he/she is "in"
  70. or "out" and, if "out", the reason for the absence and the expected
  71. time of return. The receptionist also has the ability to add and
  72. change employee information, including booking people out for
  73. prolonged periods (i.e. business trips, vacations, sick leave etc),
  74. correcting mistakes due to failure by an employee to book in or out
  75. during the day and change the system server's clock time.
  76.  
  77. Recording Units are one or more dedicated PCs used by employees to
  78. log their in/out activity during the day. It can also be used by
  79. employees who expect to be in late the next working day.
  80.  
  81. Other PC workstations on the network can do what the TRU does and,
  82. in addition, can display the current whereabouts of other employees
  83. in a format identical to that at the receptionist station. However,
  84. they cannot perform any updates on that information.
  85.  
  86. HARDWARE REQUIREMENTS
  87. =====================
  88.  
  89. In order to use the system you need
  90.  
  91. 1)   a PC Lan running Novell Netware.
  92. 2)   a network server with free hard disk space of at least 200 Kb
  93.      per employee listed (average 1-year's worth of data).
  94. 3)   One dedicated PC or compatible per receptionist (386 or faster
  95.      is preferred)
  96. 4)   One dedicated PC or compatible as a TRU (basic PC will do)
  97.  
  98.      Having other PCs or compatibles on the network will greatly
  99.      enhance the effectiveness of the system.
  100. THE PROGRAMS
  101. ============
  102.  
  103. The Time Reporting System includes the following programs:
  104.  
  105. TRSCLK
  106.  
  107. This is the main program of the TRS system and performs the functions
  108. necessary to maintain the information kept in the various files and
  109. to display the current in/out status for all employees.  In order
  110. to ensure a high degree of data integrity, all functions the program
  111. performs, with the exception of the attendance information display
  112. function, require passwords. This program should run on a dedicated PC
  113. and, for proper operation of the system, should be running at all times.
  114.  
  115. There are two levels of security access through passwords:
  116.  
  117. a)  a basic level, used by receptionists and
  118. b)  a supervisory level for access to the more sensitive
  119. information on the system. (See also "Set Passwords").
  120.  
  121. TRSSTN
  122.  
  123. This program should run on one or more dedicated PCs and should be
  124. active at all times. It allows employees to record their in/out
  125. activity during the day and to indicate that they will be in late,
  126. or will not be in at all, the next working day. (See also User
  127. documentation for the TRSSTN and TRSWRK programs).
  128.  
  129. TRSRCP (Available only to registered users)
  130.  
  131. Identical to TRSCLK, this program should be used if more than one
  132. receptionist is on the system using the same files as TRSCLK.
  133. DO NOT run more than one copy of TRSCLK, using the same data files,
  134. at one time. This will cause unpredictable results particularly at
  135. year-end. The TRSCLK program must have run before TRSRCP can be
  136. executed. (See also "Year end operation");
  137.  
  138. TRSSPV (Available only to registered users)
  139.  
  140. This is a modified version of the TRSCLK program for individuals
  141. with supervisor level access. It is almost identical to TRSCLK asfar
  142. as functionality is concerned. The main difference is that a
  143. supervisor password is required to get into the program, after
  144. which no more passwords are required for any functions. TRSSPV will
  145. also allow access to data from prior years. Individuals without
  146. Supervisor access cannot run this program.  (Note: The TRSCLK
  147. program must have run before TRSSPV can be executed).
  148.  
  149. TRSWRK (Available only to registered users)
  150.  
  151. This program performs the same functions as TRSSTN and, in
  152. addition, allows the users to display the whereabouts of other
  153. employees in a format similar to that on the Reporting Console.
  154. However, no updates on that information are possibe. If the network
  155. is so configured, this program can be used by anyone on the network.
  156. TRSRPT (Available only to registered users)
  157.  
  158. This program produces summary and detail reports on the in/out
  159. activity of employees. (Information on sample reports can be
  160. found in the TRSRPT documentation).
  161. The required reports can be shown on screen or can be routed to a
  162. printfile for hardcopy.
  163.  
  164. HOW TO RUN THE PROGRAMS
  165. =======================
  166.  
  167. To execute any of the programs, enter the following at the prompt:
  168.  
  169. program-name  [ path-name ]
  170.  
  171. program-name:  Use the name of the program you wish to execute.
  172.  
  173. path-name:  This item is optional. If omitted, the TRS files are
  174. expected in the same directory as the TRS programs. If they are not,
  175. specify the full path name of where the data files are located or
  176. where they are to be created and terminate the path with a backslash.
  177.  
  178. i.e. trsclk                  (files in same directory as the programs)
  179. or   trsclk c:\clock\data\   (files in c:\clock\data directory)
  180.  
  181. The programs will run both in color and black and white depending
  182. on configuration. The proper selection will be made automatically.
  183.  
  184. ERROR MESSAGES
  185. ==============
  186.  
  187. If a fatal error occurs the system will issue an explanatory message.
  188.  
  189. Messages starting with F-xxx/xxxnn indicate fatal file errors.
  190. For those messages where nn is
  191.  
  192. 02 or 30  --  a data file has been corrupted. Use a backup copy of
  193. the file to replace it or create a new file in another directory
  194. using the TRSCLK program and replace it.
  195.  
  196. 14,15,18,19 or 25  --  the disk may be full. Delete unnecessary files
  197. and restart the program.
  198.  
  199. 80,82,84,85,86 or 87  --  restart the program. If unsuccessful,
  200. log out, log back in and try again.
  201.  
  202. For file errors with other numbers or if the above solutions do not
  203. work, contact IDG Canada Ltd by sending any pertinent information
  204. and copies of the data files to the address on page 1.
  205. THE FILES
  206. =========
  207.  
  208. The TRSCLK program, when first executed, will create four files
  209. in the program directory or the directory specified by "path name".
  210. If a path is specified, this directory must be created prior to
  211. executing this program.
  212.  
  213. EMPLOYEE.Bxx
  214.  
  215. This file will contain all employee related information. It is
  216. empty when created. When first executing the program, start by
  217. entering employee information.  Employees once added cannot be
  218. deleted. They can however be unlisted from the attendance display
  219. screen. (See also "Year-end operation" below).
  220.  
  221. REASON.Bxx
  222.  
  223. This file contains absentee reason codes. Reason codes "A" thru
  224. "L" are assigned by the system and are added when the file is
  225. created for the first time. These codes can be disabled but cannot
  226. be changed by the user with the exception of the Work/No Work
  227. indicator. (Reason codes E and I through L cannot be changed at
  228. all).  Codes "M" thru "W" are user-definable and, although they can
  229. be disabled at any time, cannot be deleted once defined. (See also
  230. "Year-end operation" below).
  231.  
  232. HOLIDAY.Bxx
  233.  
  234. This file will contain information on all statutory holidays and
  235. other days on which the office will be officially closed. These
  236. days should be entered as soon as possible after installation. For
  237. proper year-end operation, add days early in the following year as
  238. well (i.e. January 1).  This file can also be used for dates related
  239. to automatic changeover to and from daylight savings time.
  240. (See also "Maintain Holiday Schedule").
  241.  
  242. TIME.Bxx
  243.  
  244. This file will contain one record for every day on which an
  245. employee has been in the office or was booked off as being absent
  246. for an extended period, such as holidays, sick leave etc. No
  247. records will be created for dates listed in the Holiday file or
  248. for weekends, except when an employee has actually booked in or out
  249. on such days or for working days on which the employee was not in.
  250.  
  251. The "xx" in the Bxx file extension indicates the year to which the
  252. file pertains (i.e. EMPLOYEE.B91 is for the 1991 employee file).
  253. YEAR-END OPERATION
  254. ==================
  255.  
  256. The TRSCLK program will automatically create new data files for the
  257. new year. This can happen under the following scenarios:
  258.  
  259. TRSCLK program active
  260. =====================
  261.  
  262. If the program is running on midnight, December 31, a new set of
  263. files will be created with an extension indicating the new year.
  264. Contents of the new files will be as follows:
  265.  
  266. Employee file:  All employee records will be copied from the
  267. previous year with the exception of those employees whose records
  268. indicate they are no longer with the company.
  269.  
  270. Holiday file:  Will contain all records from the old file which
  271. are in what is now the current year. Records pertaining to the year
  272. just passed will not be copied.
  273. (Please note: January 1st of the year following the current year
  274. should always be included in the Holiday file for people who want
  275. to book in late the next working day at year's end. (See also the
  276. TRSSTN and TRSWRK User documentation, options "B" and "L").
  277.  
  278. Reason file:  Will contain reason codes "A" thru "L" and all user-
  279. defined reason codes which were not disabled at the time.
  280.  
  281. Time file:  As long as files for the new year do not exist, the
  282. TRSSTN and TRSWRK programs will have been reporting all time
  283. transactions in last year's Time file. Therefore, TRSCLK will copy
  284. all records for the new year which were logged in last year's Time
  285. file, into the new Time file. Such records are subsequently deleted
  286. from last year's file. If no such records are found, the new Time
  287. file will be empty.
  288.  
  289. TRSCLK program NOT active
  290. =========================
  291.  
  292. If the program is not active on midnight December 31 (i.e. program
  293. was deliberately terminated or was halted because of a power
  294. failure or other unforeseen circumstance), and is started in the
  295. new year, it will perform the same functions as if it had been
  296. active at midnight on December 31.
  297.  
  298. Please note that, in both scenarios, TRSCLK will create empty files
  299. for those it cannot find from last year.
  300.  
  301. PLEASE NOTE:  Running more than one copy of TRSCLK, using the same
  302. data files, can cause serious, unpredictable results particularly at
  303. year-end. Make sure ONLY ONE copy of TRSCLK is active at any one
  304. time. Use TRSRCP if multiple receptionists are on the system.
  305. TRSSPV/TRSRCP programs active
  306. =============================
  307.  
  308. Both programs will issue a message at midnight and will wait for the
  309. TRSCLK program to create files for the new year. Once these files are
  310. created, the program will resume normal operations.  The programs can
  311. be terminated if desired while waiting for new file creation.
  312.  
  313. TRSSTN program active
  314. =====================
  315.  
  316. The program will check to see if files for the new year have been
  317. created. If no such files are found it will continue to process
  318. transactions in the old files until the new year's files have been
  319. created. It will then open the new year's files.
  320.  
  321. TRSWRK program active
  322. =====================
  323.  
  324. Identical to TRSSTN. As long as files for the new year are not found,
  325. the "D" option will display information from last year's files.
  326.                  TRSCLK/TRSSPV/TRSRCP Programs
  327.                  =============================
  328.  
  329.                       User documentation
  330.  
  331. Upon initial execution, the program will display status information
  332. on the opened files.  (When TRSCLK is executed for the first time it
  333. creates new files in the path specified in the execute statement).
  334.  
  335. When executing the TRSCLK/TRSRCP programs, the current date and time
  336. are shown. Should the time information be incorrect, changes can be
  337. made from the main menu (See "The Main Menu").  Changes to incorrect
  338. date information should be made by the person responsible for the
  339. network and cannot be made through these programs. Press any key to
  340. proceed to the Main Menu.
  341.  
  342. When running TRSSPV, enter the Supervisor password. (TRSSPV will
  343. terminate after receiving three incorrect passwords). When the
  344. correct password is given, it will display the Main Menu and will
  345. not require further passwords to execute any of its functions.
  346.  
  347. To execute any of the programs, enter the following at the prompt:
  348.  
  349. program-name  [ path-name ]
  350.  
  351. program-name:  Use TRSCLK, TRSSPV or TRSRCP depending on which
  352. program you wish to execute.
  353.  
  354. path-name:  This item is optional. If omitted, the TRS files are
  355. expected in the same directory as the TRS programs. If they are not,
  356. specify the full path name of where the data files are located or
  357. where they are to be created and terminate the path with a backslash.
  358.  
  359. i.e. trsclk                  (files in same directory as the programs)
  360. or   trsclk c:\clock\data\   (files in c:\clock\data directory)
  361. MAIN MENU
  362. =========
  363.  
  364. The Main Menu lists the available options.
  365. The required security levels for these options are as follows:
  366.  
  367. Option name                             Password required
  368. ===========                             =================
  369.  
  370. Maintain Employee data                  Reception or Supervisor
  371. Maintain Absentee Reason codes          Supervisor
  372. Maintain Holiday schedule               Supervisor
  373. Show Attendance Information             None
  374. Set System Time                         Reception or Supervisor
  375. Set Passwords                           Supervisor
  376. Access previous days' data              Supervisor
  377.  
  378. The default value for the supervisor password is "supervisor". For
  379. the receptionist it is "reception". Please note that passwords are
  380. case-sensitive.  (Check therefore to make sure the Caps Lock is not
  381. engaged when entering the password unless it was established that
  382. way!!).
  383.  
  384. To ensure the integrity of the system it is recommended that both
  385. passwords are changed as soon as possible after installation.
  386.  
  387. To cancel any operation in the program, get out of any function and
  388. to exit the program, press ESCape.
  389. Maintain Employee Data Sub Menu (Option "E")
  390. ============================================
  391.  
  392. Use this function to create and maintain employee records.
  393. Information includes last name, first name, telephone extension,
  394. the employee's regular working hours and information related to an
  395. extended absence (one full day or longer). The latter includes a
  396. reason for the absence and the period covered. This period may
  397. span years, i.e. from September 1, 1992 until February 16, 1993.
  398.  
  399. For every working day during the extended absence, the program will
  400. create a time record indicating the absence. On the day the period
  401. expires, the employee record will automatically be reset. To
  402. manually reset the absence information, update the employee record
  403. by entering "X" as the reason code. Periods of absence can be
  404. recorded in advance and will not interfere with the employee's
  405. transactions in the days prior to the absence.
  406.  
  407. The available options in this sub menu are as follows:
  408.  
  409. A    Add an employee
  410.      ===============
  411.  
  412.      To add an employee, the user is prompted for a number of items
  413.      required to set up a new employee record.
  414.  
  415.      Employee number
  416.  
  417.      Enter the number of the employee. (Valid range is between
  418.      1 and 999).
  419.  
  420.      Employee last name
  421.  
  422.      The last name can contain letters, spaces, apostrophies (')
  423.      and dashes (-) only. Its length cannot exceed 15 characters.
  424.  
  425.      Employee first name
  426.  
  427.      The first name can contain letters, spaces, apostrophies (')
  428.      and dashes (-) only. Its length cannot exceed 10 characters.
  429.  
  430.      Employee Telephone Extension
  431.  
  432.      Enter the employee's telephone extension. The extension is
  433.      optional and is not validated. Maximum length is 4 characters.
  434.  
  435.      Employee Start Time
  436.  
  437.      The regular start time of the employee. If no data is entered,
  438.      9:00 AM is used as the default. Times must be entered in a 24-
  439.      hr format, i.e. 800 for 8:00 AM, 1330 for 1:30 PM. (DO NOT
  440.      type the colon ':').
  441.      Employee Stop Time
  442.  
  443.      The regular stop time for the employee. The default here is
  444.      5:00 PM. Again, times must be entered in a 24-hr format.
  445.  
  446.      If errors are made during data entry, use the 'up' or 'down"
  447.      arrow keys to go to the field to be changed. Within the field,
  448.      use left and right arrow keys as well as the Home and End keys.
  449.      The Insert and Delete key can be used as appropriate.
  450.  
  451. C    Change employee information
  452.      ===========================
  453.  
  454.      Use this option to change the information for a given
  455.      employee.
  456.  
  457.      All information shown may be changed. Use the Enter key or the
  458.      UP/DN arrow keys to get to the field that needs change and
  459.      edit the field. If all necessary corrections have been made
  460.      before reaching the last field on the screen, press Ctrl-Enter
  461.      to complete the update.
  462.  
  463.      The information that can be changed is the same as that in the
  464.      "Add" function but also includes information on extended
  465.      absence from the office for any valid reason, the start date
  466.      of the absence and the expected date of return, as follows:
  467.  
  468.      Reason code
  469.  
  470.      Type the letter representing one of the valid reason codes
  471.      shown. (Some codes are restricted from use as a reason for
  472.      prolonged absence, i.e. coffee break, and will not show. See
  473.      also "Maintain Absentee Reason Codes Sub Menu"). To remove any
  474.      previously recorded absence from an employee record, type "X".
  475.  
  476.      Start and End dates
  477.  
  478.      Once a valid reason is entered, the program will prompt for
  479.      the start and end date of the absence period. Enter the dates
  480.      in the format YYMMDD, where YY are the last 2 digits of the
  481.      year, MM is the month (include leading zero) and DD is the day
  482.      (include leading zero).  I.e. 920601 for June 1, 1992.
  483.      Pressing return without data at the start date will insert
  484.      today's date. The Start date must be today's date or be in the
  485.      future and cannot be in the past. The End date must be larger
  486.      than the Start date.
  487.  
  488.      Please note that the "end" date is the day of expected return,
  489.      NOT the last day of the employee's absence. Therefore an
  490.      employee who is off for a week should have Monday as the date
  491.      of return and not the Friday.
  492.  
  493.      The period of absence may span years (i.e. 921005 to 930216).
  494. U    Unlist an employee
  495.      ==================
  496.  
  497.      Use this option to remove an employee from the attendance
  498.      display screen. The employee is not physically removed from the
  499.      system since there may be time records present. This option is
  500.      generally used when an employee's employment is terminated.
  501.      Employees who have been unlisted will not be copied to the new
  502.      Employee file at year's end.
  503.  
  504. R    Relist an employee
  505.  
  506.      This option is used to re-activate the listing on the attendance
  507.      display for employees who had been previously unlisted.
  508.  
  509. L    List employee information
  510.  
  511.      Information will be displayed for all employees on the system
  512.      at the present time, including employees who have been unlisted.
  513.      For any employees absent for the day or for a prolonged period,
  514.      the reason and the period of absence is also displayed.
  515.      The names of employees are listed a screen at a time. Press any
  516.      key to continue scrolling or ESC to abandon this option. The
  517.      arrow and page keys have no effect. Scrolling will be in forward
  518.      mode only.
  519. Maintain Absentee Reason Codes Sub Menu (Option "R")
  520.  
  521. The Reason code file is used to record and maintain information on
  522. valid reasons for an employee's absence. Reason codes "A" thru "L"
  523. are generated by the system and changes to them are restricted to
  524. the selection of paid versus unpaid leave, some cannot be changed
  525. at all.  The letters "M" thru "W" can be used as user-defined codes.
  526. (The letter "X" is reserved for cancelling absentee information
  527. from the employee record. See also "Change employee information").
  528.  
  529. Since codes are expected to be used after they have been added, no
  530. user defined codes can be removed from the file in the current
  531. year. The user can however disable these codes and all system
  532. generated codes and their use will, once disabled, no longer be
  533. possible unless and until they get enabled again.
  534.  
  535. At year-end all disabled user-defined codes are purged from the new
  536. year's Reason file.
  537.  
  538. The available options are as follows:
  539.  
  540. A    Add codes
  541.      =========
  542.  
  543.      Used to add absentee reason codes. Codes "A" thru "L" are pre-
  544.      assigned and are created automatically when TRSCLK is initially
  545.      executed. User definable codes are from "M" through "W". (The
  546.      letter "X" is used to cancel long term absence information in
  547.      the Employee record).
  548.  
  549.      When a code is added, it must have a description of no more
  550.      than 15 characters. Certain codes may not be used as a reason
  551.      for being late the "next working day" (i.e. Coffee Break,
  552.      Lunch, etc) and their use must be identified as being limited
  553.      to "today" or not. Reply "Y" to indicate that you want to
  554.      limit its use, otherwise respond with "N". For more
  555.      information on "next working day" absence, see the
  556.      TRSSTN/TRSWRK User documentation, options "B" and "L".
  557.  
  558.      User defined codes must also indicate whether time off for this
  559.      reason is considered 'work' or not. Make the appropriate selection.
  560.      The Work/Nowork indicator is only used for calculations in the 
  561.      reporting program TRSRPT. (Available to all registered TRS users).
  562.  
  563. C    Change codes
  564.      ============
  565.  
  566.      Use this option to change a reason code's existing information
  567.      by answering the various questions. (See also "Add codes" above).
  568.      No changes are allowed on some system generated codes while
  569.      others may only be changed to indicate whether they are to be
  570.      considered 'work' or not.
  571. D    Disable codes
  572.      =============
  573.  
  574.      Use this option to disable a reason code. Please note that
  575.      codes "A" thru "L" can be disabled but will, at year's end,
  576.      not be removed from the new Reason file, unlike user-defined
  577.      codes which will be removed when disabled.
  578.  
  579. E    Enable Codes
  580.      ============
  581.  
  582.      To reinstate a previously disabled code.
  583.  
  584. L    List codes
  585.      ==========
  586.  
  587.      Use this option to display a list of current absentee codes
  588.      on the screen. Press any key to continue scrolling, ESC to
  589.      abandon the scrolling. No backward scrolling possible.
  590. Maintain Holiday schedule (Option "H")
  591. ======================================
  592.  
  593. The Holiday file is used to help determine next working days. (For
  594. more information on "next working day", see also the TRSSTN/TRSWRK
  595. User documentation, options "B" and "L").  The dates in the file
  596. should represent all statutory holidays for the current year and any
  597. other days on which the office will be officially closed.
  598.  
  599. For example, an employee could indicate on Thursday April 16th that
  600. he/she will be in late the next working day by selecting the "B"
  601. or "L" option in the TRSSTN or TRSWRK program. Normally that would
  602. cause the system to recognize Friday, April 17th as the next working
  603. day. However, with April 17th (Good Friday) listed in the statutory
  604. holiday file, it will establish Monday, April 20th as the actual next
  605. working day and will therefore book the employee in late for that day.
  606.  
  607. An additional feature allows for the automatic handling of time changes
  608. associated with daylight saving time. Dates entered with descriptions of
  609. '-' or '+' will indicate the date on which the time is to be turned back
  610. (-) or advanced (+) by one hour. After the time adjustment is made on 
  611. that day, the record is removed from the holiday file.
  612.  
  613. The available options are as follows:
  614.  
  615. A    Add days
  616.      ========
  617.  
  618.      Used to add statutory holidays or other days on which the
  619.      office will be officially closed. Enter the date in the YYMMDD
  620.      format. This is followed by a brief description which should
  621.      be between 5 and 20 characters in length. Dates with descriptions
  622.      which contain only the '-' or '+' character will be interpreted
  623.      as daylight saving time records. The system time will be turned
  624.      back (-) or advanced (+) on that date by one hour.  Make sure
  625.      there is only one record of each and that the dates are correct.
  626.  
  627. C    Change days
  628.      ===========
  629.  
  630.      Used to change the description of the holiday. Limited to between
  631.      5 and 20 characters. No validation will take place. Descriptions
  632.      with only '-' or '+' will be interpreted as daylight saving time
  633.      days. (See also under "Add days" above for a description).
  634.  
  635. D    Delete days
  636.      ===========
  637.  
  638.      Use this function to physically delete a previously recorded
  639.      holiday from the system. The date removed cannot be recalled
  640.      and must be added again should it be required.  Dates which 
  641.      preceed the day of attempted deletion cannot be removed.
  642. L    List days
  643.      =========
  644.  
  645.      Use this option to display a list of current holidays. Press
  646.      any key to continue scrolling, ESC to abandon the scrolling.
  647.      No backward scrolling possible.
  648. Show Attendance Information (Option "S")
  649. ========================================
  650.  
  651. Employees are listed in alphabetical order by last name, with 22
  652. names per screen. The "up" and "down" arrow keys can be used to
  653. scroll through the names, as can the "Home", "PgUp" and "PgDn" and
  654. "End" keys. The "End" key will cause the last 22 names to be
  655. listed. For quicker access to a person's name, press the key with
  656. the first letter of the last name to start the display with the
  657. first person whose name starts with that letter.
  658.  
  659. Employee numbers may be preceeded by warning indicators '!!', '>' 
  660. or '='.  A '!!' indicates that there is an "out" time, which is NOT 
  661. past the person's recorded stop time and which does not have a reason 
  662. code or an "in" time which does. The problem could be the deletion of
  663. an existing time causing the shift from "in" to "out" for all 
  664. subsequent times. Use the Detail Time screen to fix the problem. 
  665.  
  666. The '>' indicator usually means that an employee has clocked in for 
  667. the day, even though the employee record indicates that he/she 
  668. will be out of the office for that day or that this is an unlisted 
  669. employee. 
  670.  
  671. The '=' indicator means that a time record was created but
  672. no longer contains any information. The record should be removed by
  673. someone with supervisor access or changed to indicate an absence or
  674. the appropriate in/out times.
  675.  
  676. These warning indicators are only meant to alert the receptionist 
  677. to a potential problem but have no effect on the operation of the 
  678. clock programs nor on the time data for that employee. 
  679. To exit the time display screen and return to the Main Menu, press
  680. ESC.
  681.  
  682. Detailed Time Information
  683. =========================
  684.  
  685. To see an employee's detailed "in-out" activity information for the
  686. day or to make changes and adjustments to these activities, cursor
  687. down to the employee whose information you want to see and press
  688. Enter.
  689.  
  690. To ensure the integrity of the information, access for the purposes
  691. of updates requires a password. Time records can be deleted by
  692. individuals with supervisor access only, using the "R" option.
  693. USE CAUTION WITH THIS OPTION.
  694.  
  695. The information displayed will show each time the employee has
  696. booked "in" or "out" during the day. For "out" times this should
  697. include the reason and time of return, unless the time is past the
  698. employee's normal working hours. Since each employee record holds 
  699. a maximum of 16 ins and outs and in order to conserve space, an 
  700. absence of 5 minutes or less is not recorded.
  701.  
  702. For the same reason, people who have indicated that they are in a
  703. meeting (reason codes "J" and "K") and who subsequently book back
  704. in or book out will have the meeting entry and the return entry
  705. removed. If the employee has not booked him/herself back in or out,
  706. the system will automatically delete the meeting entry when the
  707. indicated time of return is exceeded. If the "Not returning" option
  708. was used by the employee when booking out for the meeting, the
  709. system will NOT book him/her back in automatically. (See also the
  710. TRSSTN/TRSWRK User documentation, options "B" and "L").
  711. Information may be updated as indicated at the bottom of the screen.
  712. After entering a current password, the following options are available.
  713.  
  714. To make changes to the recorded in-out times.
  715.  
  716. A    Add a time to the employee record
  717.      =================================
  718.  
  719.      This option is used to add an "in" or "out" time to the
  720.      employee record. The time entered (based on a 24-hr clock,
  721.      i.e. 3:00 PM must be entered as 1500) will automatically be
  722.      inserted in its chronological order. As a result, all times
  723.      following the time entered will be moved up one position.
  724.      Since the times are recorded in an in-out-in-out fashion,
  725.      this will cause these later times to go from "in" to "out"
  726.      and vice-versa. Further adjustments may therefore be necessary.
  727.  
  728.      The time to be inserted will be interpreted to be an in or out
  729.      time by its chronological order. Adding an "in" time therefore
  730.      requires only a time to be entered, while "out" times also
  731.      require a reason and time back. Hence, if you wish to insert
  732.      times between an "in" and an "out" time, the "out" time must
  733.      be recorded first, after which the earlier "in" time can be
  734.      added. If the times are to be inserted between an "out" and an
  735.      "in" time, the order in which they should be added is reversed.
  736.  
  737. C    Change an existing time
  738.      =======================
  739.  
  740.      Use this option to change an in/out time, reason or time of
  741.      return. If no data is entered, no changes will be made to the
  742.      existing field. Fields cannot be cleared. To delete a reason or
  743.      time of return from an "out" time, first delete the existing
  744.      time, then add it again without these fields.
  745.  
  746.      In/out times which are changed must be kept in chronological
  747.      order (i.e. the time of 2:30 PM which might be located between
  748.      1:00 PM and 4:00 PM can only be changed to a time between 1
  749.      and 4 PM. It cannot be changed to 5:00 PM).
  750.  
  751. D    Delete an existing time
  752.      =======================
  753.  
  754.      Use this option to delete a time shown on the list. As in
  755.      option "A" above, any deletion of a time will cause a change
  756.      in all times following that time from "in" to "out" and vice
  757.      versa. Further adjustments may therefore be necessary.
  758.  
  759. R    Remove this employee's time record
  760.      ==================================
  761.  
  762.      This option is only shown and available to individuals who
  763.      used the Supervisor password when entering the detail screen
  764.      or when in the TRSSPV program. The function removes the
  765.      complete time record for the selected employee from the Time      file and caution is therefore advised. Records, once deleted,
  766.      are NOT recoverable, although they can be reconstructed using
  767.      the "A", "B" or "L" options.
  768.  
  769.      PLEASE NOTE: If an employee is booked out on a long term
  770.      absence, the time record can be deleted but no changes will be
  771.      made to the employee record. The display will therefore still
  772.      show that the employee is absent. If this is NOT appropriate,
  773.      use the "U" option to reset the absence information in the
  774.      employee record by entering "X" as the absence reason.
  775.  
  776. To make changes to an employee record.
  777.  
  778. U    Update an employee record
  779.      =========================
  780.  
  781.      See the change option (Option "C") in the "Maintain Employee
  782.      Data Sub Menu" for further information.
  783.  
  784. L    Late today
  785.      ==========
  786.  
  787.      Use this option for employees who will be coming in late and
  788.      who did not book themselves in late by using the "B" or "L"
  789.      option in the TRSSTN/TRSWRK program the previous working day.
  790.      (See also the User documentation for these programs). Enter
  791.      the reason code for the absence and the expected time in.
  792.  
  793. B    Book a person out for the day
  794.      =============================
  795.  
  796.      This option is used to book a person out who is not going to
  797.      be in at all that day. It cannot be used for someone who has
  798.      been in and leaves again. If no long term absence is already 
  799.      recorded in the employee record or if the day preceeds the start 
  800.      date of such long term absence, this option updates the employee
  801.      record with the indicated reason for the absence, using today as
  802.      the start date and the next working day as the day of expected
  803.      return. If the date falls within the recorded absence, no change
  804.      to the employee record is made.
  805.      Please note that, should the current date fall outside the recorded
  806.      absence period, this information will be changed as if it had not 
  807.      been present. A warning will be given and the absence information
  808.      will have to be recorded again at a later date.
  809. Set System Time (Option "T")
  810. ============================
  811.  
  812. System clocks have the habit of straying and will therefore not
  813. always be accurate. This option will allow the user to set the
  814. system clock to accurately reflect the current time. The amount by
  815. which the time may be adjusted up or down is limited to 10 minutes
  816. for individuals with receptionist access. Supervisor level access 
  817. is required to make larger adjustments. (i.e. to reflect daylight 
  818. saving time, if that was not already taken care of by the presence 
  819. of special entries in the Holiday file). 
  820. (See also "Maintain Holiday Schedule")
  821.  
  822. To change the time, enter the new time information in the format
  823. HH:MM using a 24-hr clock (i.e. 16:45 for 4:45 PM). No leading
  824. zeros are required in the hours ( 9:30 versus 09:30 ). The
  825. semicolon (":") IS required here.
  826.  
  827. The time, if valid, WILL BE UPDATED.  Confirm the accuracy of the
  828. information when asked to do so. An "N" reply will repeat the
  829. process. Should you wish to exit without making changes to the
  830. current time shown on the top of the screen, press ESC or Enter
  831. without entering data.
  832.  
  833. NOTE: In order to make changes to the time information, the person
  834. making the change must have been assigned "console operator" privileges
  835. on the network or the update will fail.
  836. In case of multiple bridged networks, the time change will NOT be made
  837. across all servers but will be limited to the server used by TRS. Set Passwords (Option "P")
  838. ==========================
  839.  
  840. In order to safeguard the integrity of the information, the system
  841. offers two levels of access, each with its own password. A basic 
  842. password, used mostly by the receptionist to update the time and 
  843. employee information and a supervisor password, which allows 
  844. changes to be made to files and information at a higher level.
  845.  
  846. When TRSCLK is executed for the first time, the default
  847. Supervisor password is set to "supervisor", the basic password is
  848. set to "reception".  It is suggested that both passwords are
  849. changed to something new as soon as possible after installation.
  850.  
  851. To change the password(s), enter the Supervisor password (in case
  852. the password has not been changed since installation, enter
  853. "supervisor"). You will then be asked to enter the new Supervisor
  854. password of maximum 10 letters with no other characters allowed.
  855. Upper and lower case letters may be used, however, PLEASE NOTE:
  856. Passwords are case sensitive and must be entered exactly as they
  857. were recorded! Check Caps Lock if a problem arises.
  858.  
  859. Confirm the new password by entering the same information at the
  860. "Verify" prompt.  If the information is the same, the new password
  861. is now active.
  862.  
  863. The program will repeat the same procedure for the receptionist 
  864. password. If this password is the only one you wish to change, press
  865. Enter without data when asked for the NEW Supervisor password.
  866.  
  867. To exit from this function at any time press ESC.
  868.  
  869. NOTE: For your protection, the system features a built-in "back-door".
  870. Should you ever forget the Supervisor password or should it have
  871. been changed by someone else who previously had supervisor access,
  872. you can still get access to all the supervisor functions by requesting
  873. a collect telephone call to receive a temporary password which will
  874. allow you to update both passwords. Send your request to the author
  875. with your name and title, company name and address and phone number.
  876. Access Prior Days (Option "A")
  877. ==============================
  878.  
  879. This option allows individuals with Supervisor access to view and
  880. update employee time records for prior days in the current year.
  881. Once the required date is entered (in the format MMDD, leading zeros
  882. required), the user will see the "Show Attendance Information" screen
  883. with information for that date. All options and functions normally 
  884. available for today's date are also available on the newly selected 
  885. date. To return to today's date, press ESC until the Main Menu is 
  886. displayed.
  887.  
  888. The TRSSPV program, available to Registered Users only, will also 
  889. allow access to dates not only in the current year but also to dates 
  890. in files of prior years.
  891. The Supervisor will be prompted for the year first. If the required
  892. date is in the current year, press Enter, otherwise enter the 
  893. required year in the format YY, representing the last two digits in 
  894. the year.
  895.                     TRSSTN and TRSWRK Programs
  896.                     ==========================
  897.  
  898.                         User Documentation
  899.  
  900. The Time Reporting System (TRS) is designed to replace the
  901. inefficient "in-out" boards generally found in reception areas.
  902. The TRS is a PC-based system running on Novell networks and allowing
  903. employees to indicate their current whereabouts in order to improve
  904. the company's internal communication and the efficiency of the
  905. receptionist(s) when handling client telephone calls.
  906.  
  907. The TRS consists of one or more Time Reporting Consoles (TRC),
  908. dedicated PCs found at receptionist desks as well as dedicated
  909. Time Recording Units (TRU) and/or other PCs hooked up to the network.
  910.  
  911. The Consoles will display for each employee whether he/she is "in" 
  912. or "out" and, if "out", the reason for the absence and the expected
  913. time of return. The receptionist also has the ability to add and
  914. change employee information, including booking people out for
  915. prolonged periods (i.e. business trips, vacations, sick leave etc),
  916. correcting mistakes due to failure by an employee to book in or out
  917. during the day and change the system server's clock time.
  918.  
  919. Recording Units are one or more dedicated PCs used by employees to 
  920. log their in/out activity during the day. It can also be used by 
  921. employees who expect to be in late the next working day.
  922.  
  923. Other PC workstations on the network can do what the TRU does and,
  924. in addition, can display the current whereabouts of other employees
  925. in a format identical to that at the receptionist station. However,
  926. they cannot perform any updates on that information.
  927.  
  928. The TRSSTN and TRSWRK programs are used to record the in/out
  929. activity of employees over the course of the day. Employees must
  930. therefore book themselves in or out AT ALL TIMES, even if they are
  931. gone for only a short while. If a mistake is made at any time,
  932. prior to completing the transaction, press the ESCape key to cancel
  933. the current operation.
  934. To execute the TRSSTN/TRSWRK programs, enter the following at the
  935. prompt:
  936.  
  937. program-name   path-name
  938.  
  939. program-name:  Use TRSSTN or TRSWRK depending on which program you
  940. wish to execute.
  941.  
  942. path-name:  This item is optional. If omitted, the TRS files are
  943. expected in the same directory as the TRS programs. If they are not,
  944. specify the full path name of where the data files are located or 
  945. where they are to be created and terminate the path with a backslash.
  946.  
  947. i.e. trsstn                  (files in same directory as the programs)
  948. or   trsstn c:\clock\data\   (files in c:\clock\data directory)
  949.  
  950. For a controlled exit from the TRSSTN program, type "Q" when asked 
  951. for the employee number. (Make sure the letter Q is upper-case!).
  952.  
  953. To exit the TRSWRK program press ESCape until asked to confirm
  954. exiting the program.
  955.  
  956. The TRSWRK program, available only to Regsitered Users, offers two 
  957. initial options:
  958.  
  959. "B" option
  960. ==========
  961.  
  962. This option is used to book in or out. The procedure is identical
  963. to that of the TRSSTN program.
  964.  
  965. "D" option
  966. ==========
  967.  
  968. This option allows the employee to see a list of all employees,
  969. whether they are in or out of the office and when they will be
  970. back, starting with the letter A. To scroll through the employee
  971. names, use the PgUp, PgDn, Home and End keys or type the first
  972. letter of the last name. Arrow keys have no effect. This function
  973. cannot be used to change any of the information shown, nor is detail
  974. information available.
  975. The options in TRSSTN and TRSWRK (after selecting "B") are:
  976.  
  977. Coming into the office (Option "C")
  978. ===================================
  979.  
  980. After entering the employee number, a list of options will be shown
  981. as well as the employee's name.  After pressing "C" for Coming in,
  982. the system will log the employee in at the time the transaction
  983. was completed. This time will be shown upon completion of the
  984. transaction, except when the absence was less than five minutes.
  985.  
  986. If by accident a mistake was made in the employee number and the
  987. employee name shown IS NOT THE EMPLOYEE's, pressing the ESCape key
  988. will repeat the process.
  989.  
  990. Leaving the office (Options "G" and "L")
  991. ========================================
  992.  
  993. After entering the employee number, a list of options will be
  994. shown. There are two options when leaving the office.
  995.  
  996. "G" option:
  997. ===========
  998.  
  999. If the employee leaves ON OR AFTER the end of his/her regular
  1000. working hours as recorded in the employee record, he/she will be
  1001. booked out as having left for the day and no further action is
  1002. necessary. If the employee leaves the office BEFORE the end of
  1003. regular working hours, a list of available absentee reason codes
  1004. is displayed. The appropriate code must be selected.
  1005.  
  1006. If the code selected is "B" (Coffee break) the system will
  1007. automatically put in an expected return time 15 minutes from the
  1008. time the employee books out. Otherwise, after selecting the 
  1009. appropriate reason code, a list of return times will be shown. 
  1010.  
  1011. The list of available times will vary with each employee and will 
  1012. reflect the available times, in half hour increments, between the 
  1013. then current time of day and the end of the employee's working 
  1014. hours. The expected time of return can be selected by typing the 
  1015. letter preceeding that time. The letter preceeding the option 
  1016. "Not returning" should be selected if the employee does not expect 
  1017. to return to the office again that day.
  1018.  
  1019. When using the "J" or "K" option to book out for a meeting, the
  1020. time the meeting is expected to end must be selected. The system
  1021. will automatically book the employee back in when that time is
  1022. reached. If the meeting is over sooner than expected or if the
  1023. employee chose the "Not returning" option when booking out for the
  1024. meeting, he/she should book in again using option "C". The meeting 
  1025. entry will always be removed when leaving the office using the 
  1026. "G" or "L" option.
  1027.  
  1028. If the time of booking out with this option is the first time for 
  1029. that day, the employee will be asked if he/she worked past midnight.
  1030. If the answer is no, then the employee must have forgotten to clock 
  1031. in earlier and a warning will be issued. 
  1032.  
  1033. If the employee did work past midnight, the system will book him/her 
  1034. in at one minute after midnight and out at the current time. It will
  1035. then check the previous day's record. If it finds the last recorded 
  1036. time to be an "in" time, it will book the employee out at 11:59 PM. 
  1037. If yesterday's last recorded time was an "out" time, NO changes will 
  1038. be made to the record.
  1039.  
  1040. "L" option:
  1041. ===========
  1042.  
  1043. If the employee leaves the office for the day and knows he/she will
  1044. be in late or not in at all the next working day, this option should
  1045. be used. Since it is a combination of the "G" option and the "B"
  1046. option, please see these options for more details.  Please note that
  1047. "next working day" is not necessarily considered tomorrow. If the
  1048. current day would be Friday, next working day would be Monday. If
  1049. Monday is a statutory holiday and is listed in the Holiday file, next
  1050. working day will be interpreted as Tuesday.
  1051.  
  1052. If the employee uses this option ON OR AFTER the end of the regular
  1053. working hours, the system will book him/her out as having left for
  1054. the day and offer selections for next working day ONLY consisting of
  1055. a reason and expected time in. (See also "B" option, outlined below).
  1056.  
  1057. If the employee leaves the office BEFORE the end of regular working
  1058. hours he/she will be taken through the same process as in option
  1059. "G", immediately followed by the selections for "Next working day"
  1060. (see below under option "B").
  1061.  
  1062. "B" option. Booking in late "Next working day"
  1063. =============================================
  1064.  
  1065. If the employee knows he/she will be in late or not in al all the
  1066. next working day, this option can be used at any time during the day.
  1067. Please note that "next working day" is not necessarily considered
  1068. tomorrow. If the current day would be Friday, next working day would
  1069. be Monday. If Monday is a statutory holiday, listed in the Holiday
  1070. file, next working day will be interpreted as Tuesday.
  1071.  
  1072. If a mistake is made in or if the employee wishes to make changes
  1073. to the reason or time of return when processing "Next working day"
  1074. transactions thru either the "B" or "L" option, the "B" option can
  1075. be used at any time to correct or change the information recorded
  1076. previously. The last information entered will override anything
  1077. previously recorded.
  1078.  
  1079. Should an employee have forgotten to book in late for the day or
  1080. to tell the receptionist of his/her absence that day, the
  1081. receptionist must be notified as soon as possible and advised of
  1082. the reason for the absence and the time of expected return.
  1083. If no reason was entered, such absence will be considered Personal
  1084. time off.
  1085.                       The TRSRPT Program
  1086.                       ==================
  1087.  
  1088. This program, available only to registered users of the TRS system,
  1089. produces summary and detail reports on the in/out activity of 
  1090. employees.
  1091.  
  1092. Reports can be shown on screen or can be routed to a printfile for
  1093. hardcopy and can be produced from any year's files.
  1094.  
  1095. Sample reports can be found in the files with extensions
  1096.  
  1097. HP  -  For HP Laserjet or compatible printers
  1098. 80  -  For any 80 character printers
  1099. 132 -  For any 132 character printers
  1100.  
  1101. To print these sample files, type > copy {filename} LPT1: (or other
  1102. printer port).
  1103.  
  1104. The menu choices within TRSRPT are self explanatory.